Van doorgeefluik naar full service recruitmentteam

Recruitment wint ook bij steeds meer kleine HR Teams aan belang. Enerzijds wil men een steeds grotere bijdrage leveren aan de efficiëntie van de gehele bedrijfsvoering. Anderzijds wil men de kwaliteit van de instroom van nieuwe medewerkers verhogen. De toegevoegde waarde van recruitment neemt steeds verder toe. We onderscheiden hierin de volgende drie fases:

Fase 1: Gecentraliseerde vacatureverspreiding

In deze eerste fase is er een centraal persoon waar de vacatures kunnen worden aangemeld, die de vacature eventueel schrijft en publiceert in het vacaturedeel van de website van de organisatie. Dit kan in kleine organisaties de eigenaar zijn, iemand van HR of bijvoorbeeld een marketeer. Eventueel wordt de vacature ook op jobboards geplaatst. De recruitmentactiviteiten zijn hierbij nog niet centraal georganiseerd. De verantwoordelijkheid voor het invullen van vacatures ligt bij de afdeling die de vacature openstelt. Sollicitanten kunnen reageren via e-mail door hun sollicitatie te sturen naar iemand van die de betreffende afdeling. Van een uniforme, gedigitaliseerde sollicitatie-afwikkeling is geen sprake. Elke afdeling werkt op een eigen manier. Dit is niet altijd volledig in lijn met de organisatievisie en leidt tot een wisselend arbeidsmarktimago. Het overzicht ontbreekt op het totaal aantal sollicitanten en op de effectiviteit en kosten van de wervingsactiviteiten. Moeilijk vervulbare vacatures worden vrij snel uitbesteed aan werving- en selectiebureaus. Daarnaast wordt er binnen deze organisaties meestal niet goed gekeken naar eerdere goede sollicitanten of interne kandidaten waarmee de vacature vervuld kan worden.

Fase 2: Centraal wervingsteam

Het inrichten van een centraal wervingsteam binnen de HR afdeling brengt organisaties een flinke stap verder. Niet alleen de publicatie van vacatures vindt centraal plaats, ook komen sollicitaties centraal digitaal binnen. In overleg met de afdeling Mobiliteit wordt gekeken of er geschikte voorrangskandidaten zijn. Hierbij staat het organisatiebelang voorop. Sollicitanten worden digitaal doorgestuurd en voorgelegd aan de vacaturehouders of aan HR adviseurs in de lijn. Daar vindt de daadwerkelijke selectie plaats. Het wervingsteam heeft het totaaloverzicht op het aantal vacatures en sollicitanten, en houdt grip op de voortgang en het proces. De communicatie met kandidaten verloopt gecentraliseerd via dit team. De rol van het team is vooral ondersteunend en faciliterend. Er vindt geen voorselectie plaats. Ook wordt door het team geen afweging gemaakt of er mogelijkerwijs geschikte interne medewerkers of eerdere sollicitanten zijn. Wel kan de vacature gefaseerd vrij worden gegeven (eerst intern, daarna extern). De invoering van een centraal wervingsteam leidt tot een aanzienlijke verhoging van de wervingseffectiviteit en een verbetering van het werkgeversimago bij sollicitanten.

Fase 3: Professioneel recruitmentcenter

Door de toevoeging van recruiters aan het wervingsteam ontstaat een professioneel recruitmentcenter. De adviserende rol en service richting vacaturehouders neemt toe. Kennis opgedaan bij eerdere vacatures en gelijksoortige functies wordt gedeeld. Na een eerste voorselectie krijgen vacaturehouders alleen relevante kandidaten gepresenteerd. Ook de eerste gesprekken worden indien mogelijk al gevoerd. Voorts wordt er intensief gewerkt aan de opbouw van Talentpools van extern en intern talent. Hierdoor kan er bij het openstellen van vacatures proactief gematcht worden op potentiële interne en externe talenten. Dit creëert de mogelijkheid om bij nieuwe vacatures in eerste instantie gestructureerd af te wegen of er binnen de eigen organisatie al medewerkers zijn die de functie kunnen invullen. En vervolgens te matchen met de Talent Pools.

Een professioneel recruitmentcenter is hierdoor niet het eindstation, maar vormt de basis van een integraal “In-, door- en uitstroomcenter”.